JACPA イベント連絡システム
独立した単体ツール

イベント連絡システム（単体ツール）

決済完了データを取り込み → 該当者へメールでURL送付 → 保護者が登録 → 本部・指導員・保護者でやりとり。 LINE オープンチャットを、本部が可視化・監査できる公式チャネルに置き換えます。

ペイメント4（外部）イベント受付・カード決済
CSV
本ツール（連絡）取込・メール送付・やりとり・監査
連携なし
会員DB（外部）本ツールから切り離し

決済（ペイメント4）と会員DBから切り離した軽量ツール。両者とは CSV で橋渡し し、個人情報は保護者の登録時に都度取得します。

1
CSV取込決済完了データ
2
メールURL送付該当者へ登録案内
3
保護者登録PIIを都度取得
4
やりとり本部・指導員・保護者
1
本部

決済完了データの取込（CSV）

ペイメント4の決済完了 CSV を取り込み、列をマッピング。「決済完了者のみ取込」で対象を確定します。

決済完了CSV 取込

ペイメント4 › 2026冬 野外イベント
別のCSVを選択
payment4_export_20261120.csv
128行・UTF-8・ペイメント4 標準書式を自動判定
取込を実行
列マッピング（CSV列 → 本ツール項目）
氏名（漢字）氏名
メールアドレスメール
申込商品名イベント名
決済ステータス決済状況
請求金額金額
申込番号申込番号
決済完了者のみ取込
128取込件数
96うち新規
32登録済（既存）
氏名メールイベント名決済状況金額
田中 陽翔h.tanaka@example.jp冬の野外イベント（福岡）8,800
佐藤 美咲misaki.s@example.jp冬の野外イベント（福岡）8,800
鈴木 蓮ren.suzuki@example.jp冬の野外イベント（熊本）8,800
高橋 結菜yuina.t@example.jp冬の野外イベント（熊本）保留8,800
伊藤 大和yamato.i@example.jp冬の野外イベント（福岡）8,800
取込時点で本部が持つのは 氏名・メール・イベント・決済状況・金額 のみ。続柄・緊急連絡先などの個人情報は保有しません（次工程で保護者が登録）。
2
本部

登録URLをメール送付

取込した該当者へ、連絡グループへの登録URLをメール送付。送信状況を一覧で管理します。

登録URL メール送付

対象 96名（新規・決済完了）
一括送信
対象
96
決済完了・新規
送信済
96
メール配信完了
登録済
61
保護者が登録完了
未登録
35
リマインド対象

該当者一覧

氏名メールイベント状態
田中 陽翔h.tanaka@example.jp福岡登録済
佐藤 美咲misaki.s@example.jp福岡登録済
鈴木 蓮ren.suzuki@example.jp熊本送信済
伊藤 大和yamato.i@example.jp福岡送信済
渡辺 さくらsakura.w@example.jp熊本未送信
山本 湊minato.y@example.jp福岡未送信

メール文面テンプレート

件名：【JACPA】冬の野外イベント 連絡グループご登録のお願い
田中 陽翔 様の保護者さまへ

この度は「冬の野外イベント」へのお申込みありがとうございます。当日連絡のため、下記より連絡グループへのご登録をお願いします。
連絡グループへ登録する
※ご登録時に保護者情報・緊急連絡先をご入力いただきます。
一括送信
個別送信
本部が保有するのは 氏名・メール のみ。個人情報は保護者が登録時に都度入力・格納します。
3
保護者

URLから登録

メールの短命トークンURLを開き、本人確認 → 入力 →「入力内容の確認」→ 登録。1人の子に父・母・祖父母など複数の保護者を紐付けできます。個人情報は都度この登録で取得・暗号化して格納します。

1本人確認URLを開く → 二点照合
9:41
連絡グループ登録
短命トークンURL・本人確認
お申込みイベント
冬の野外イベント（福岡）
2026年12月20日〜21日
本人確認（メール＋申込番号の二点照合）
h.tanaka@example.jp
申込番号 PM4-20261120-0417
URLは推測困難な短命トークン。メールと申込番号が一致した方のみ登録に進めます。
すでにご家族が登録済み → 申込番号で保護者を追加参加
2入力保護者を複数追加できる
9:42
保護者情報の入力
この情報は暗号化して保管します
参加児童
田中 陽翔（年長・6歳）
保護者（この子に複数登録できます）
田中 美和母
緊急連絡先 090-1234-5678
田中 健太父
緊急連絡先 080-9876-5432
保護者を追加（祖父母など）
入力情報は暗号化して保管。本イベントの連絡目的のみに利用し、担当指導員と本部だけが参照します。
3入力内容の確認誤登録を防ぐ
9:43
入力内容の確認
誤登録防止・登録前に最終確認
イベント冬の野外（福岡）
参加児童田中 陽翔（年長）
保護者 2名
母
氏名田中 美和
緊急連絡先090-1234-5678
父
氏名田中 健太
緊急連絡先080-9876-5432
内容に誤りがないかご確認ください。登録後も保護者は追加・修正できます。
4登録完了連絡グループに参加
9:43
登録完了
冬の野外イベント（福岡）
登録が完了しました 田中 陽翔 の連絡グループに参加しました
この子の保護者
田中 美和母
連絡受信中
田中 健太父
連絡受信中
あとから保護者を追加
登録内容は暗号化保管・監査ログ対象。参加終了・退会後はアクセスが失効します。
4

やりとり（役割別に見える範囲が変わる）

同じ連絡グループでも、役割で見える範囲・できることが変わります。指導員は自担当のみ、本部は全体・監査。

役割で切替：
指導員 JACPA本部 保護者

指導員ビュー 自担当イベントのみ

冬の野外イベント（福岡）／担当：山口コーチ
当日連絡テンプレ
出発 SA到着 宿到着 持ち物
参加者名簿（実名・続柄・緊急連絡先）
参加児童保護者続柄緊急連絡先
田中 陽翔田中 美和母090-1234-5678
佐藤 美咲佐藤 健一父080-2345-6789
伊藤 大和伊藤 由美母090-3456-7890
指導員は自分の担当イベントの名簿・連絡のみ閲覧可。他コースは見えません。
保護者ビュー受信＋遅刻連絡
7:58
冬の野外（福岡）
田中 陽翔 の連絡グループ
山口コーチプッシュ＋メール
【出発】7:30 に予定通りバス出発しました。SA到着時にまた連絡します。
7:31
山口コーチ
【持ち物】本日は雨予報。レインコートと着替えをご準備ください。
7:45
少し到着が遅れます。8:05 頃になります。よろしくお願いします。
遅刻連絡・7:52
遅刻・欠席を連絡…
JACPA本部ビュー全イベント横断・監査・緊急把握

本部ダッシュボード

全国 130コース／稼働中イベントを横断監視
一斉／対象連絡
稼働イベント
18
本日連絡あり
参加者
2,140
登録済保護者
監査ログ
全件
全連絡を記録
要対応
1
緊急アラート

全イベント連絡（横断）

冬の野外イベント（福岡）
最新：出発連絡・7:31／担当 山口コーチ
50名
冬の野外イベント（熊本）
最新：宿到着・16:20／担当 森コーチ
48名
スキー教室（長野）
最新：持ち物連絡・前日／担当 木村コーチ
72名
本部は全イベントの会話を可視化・監査。匿名オープンチャットの死角を解消します。

緊急時の把握

被災地域アラート — 熊本（地震・遠征中）
熊本イベント 参加48名
安否確認 46/48
担当・引率指導員
全員確認
未確認の保護者
2名 連絡中
対象へ一斉連絡
監査ログ
登録済の緊急連絡先で即時に安否確認・一斉連絡。熊本地震のような遠征時も本部が状況を把握できます。

役割・権限と個人情報の扱い

指導員
  • 自担当イベントのみ閲覧・連絡
  • 名簿（実名・続柄・緊急連絡先）参照
  • 当日連絡テンプレ送信
JACPA本部
  • 全イベント横断・可視化・監査
  • CSV取込・メール送付
  • 緊急時の把握・一斉／対象連絡
個人情報・連携
  • PIIは保護者登録時に都度格納・最小権限 §6.1
  • 決済＝ペイメント4（外部）
  • 連絡＝本ツール／CSVで橋渡し
セキュリティ（最重要）子どもの個人情報を扱う前提の設計。役割別アクセス・暗号化・監査ログを標準装備。
短命トークンURL登録URLは推測困難な短命トークン。有効期限切れ・使用後は無効化し、URL使い回しを防止。
二点照合の本人確認URLを開くとイベント名＋メール／申込番号の二点照合。一致した本人のみが登録に進める。
PIIは都度・暗号化個人情報は保護者登録時に都度取得し暗号化して保管。本部は事前に全PIIを持たない最小権限。
役割別アクセス制御指導員＝自担当イベントのみ／本部＝全体・取込・送付・監査。見える範囲をロールで厳格に分離。
監査ログ・なりすまし対策全連絡・全アクセスを記録。二点照合＋トークンで匿名オープンチャットのなりすまし問題を解消。
退会・参加終了で失効参加終了・退会後は名簿・連絡へのアクセスを自動失効。不要になった保持を残さない。
モック（ダミーデータ）。実接続はペイメント4のCSV／APIと、メール送信基盤（プッシュ＋メール）が前提です。氏名・連絡先等はすべて架空のサンプルです。